E' possibile importare e protocollare virtualmente le fatture da Danea EasyFatt in modo automatizzato. Per Procedere all'importazione è necessario creare un archivio compresso (.zip) contenente
- il file descrittivo delle fatture in formato xml (che EasyFatt crea con il nome predefinito Documenti.DefXml)
- il file PDF delle fatture
Per creare questo archivio dovete selezionare i documenti che intendente esportare da EasyFatt.
E' inoltre necessario che l'anagrafica del fornitore che trasmette le fatture e del condominio che le riceve sia già inserite all'interno di Suite, questo per garantire che i dati fiscali siano registrati correttamente.
Il fornitore viene ricercato per partita iva e codice fiscale, il condominio utilizzando il codice fiscale. In nessun caso viene utilizzata la denominazione del fornitore o del condominio perchè questi dati potrebbero presentare dati formalmente corretti ma sintatticamente differenti.
e procedere alla stampa
nella menu di stampa selezionate la voce Documenti Selezionati e nella maschera che viene aperta utilizzate il comando Pdf per esportare i documenti PDF e salvate i documenti in una cartella della vostra postazione.
Successivamente senza cambiare la selezione dei documenti utilizzate il comando Utilità -> Trasferisci documenti (formato Easyfatt-Xml) -> Esporta documenti su file e selezionate la stessa cartella in cui avete salvato i PDF delle fatture.
A questo punto dovete creare un archivio compresso (.zip) contenente i file che avete esportato da EasyFatt.
Una volta creato il l'archivio compresso potete spostarlo nella cartella SCAMBIO SUITE\Upload e dalla maschera fatture utilizzare il comando Utilità -> Importa archivio EasyFatt.
La procedura procederà ad elaborare l'archivio, ad applicare la protocollazione virtuale alle fatture e ad esportare nella cartella SCAMBIO SUITE\Upload\PROTOCOLLAZIONI le fatture con il codice a barre del protocollo.
Durante la registrazione delle fatture il programma cerca
- di individuare il file contennte i dati delle fatture (file .xml o .DefXml) se non lo trova vi chiederà di selezionarlo manualmente
- di individuare il documento digitale associato alla fattura, nel caso non fosse in grado di trovare il documenti vi verrà chiesto di selezionarne uno tra quelli presenti nell'archivio che avete creato o eventualmente di procedere alla registrazione della fattura senza il documento associato