All'interno dell'applicazione è possibile creare per ogni condominio una struttura di cartelle in cui archiviare documenti che possono essere anche resi disponibili per consultazione ai condomini tramite il portale web a loro dedicati. La gestione dei documenti avviene tramite la maschera Archivio Documenti della sezione Documenti.
La struttura della maschera Archivio Documenti è abbastanza semplice e presenta nella parte sinistra l'elenco delle categorie definite e nella parte destra l'elenco dei documenti presenti nella categoria attualmente selezionate.
Per ogni categoria sono indicati, in ordine:
- Titolo
- Stato pubblicazione Web
- Numero di documenti presenti
- Ordinamento da applicare nella pubblicazione Web
Per i documenti sono riportati i seguenti dati
- Stato pubblicazione Web
- Data del documento
- Titolo
- Nome del file
- Estensione del file
- Dimensione del documento
- Numero degli allegati eventualmente presentti
- Riferimenti
- Soggetto
- Unità Immobiliare
- Fornitore
- Invio (presente solo se documento archiviato in seguito ad invio tramite email o postalizzazione)
- Data
- Modalità (Postalizzazione, Email)
- Recapito (Raccomandata A/R, Prioritaria, NORMALE, PEC, ecc)
- Operatore
Il singolo documento può essere visualizzato tramite il comando Visualizza e può essere spostato in un altra categoria semplicemente trascinando la riga del documento su una delle categorie presenti nella parte sinistra (verrà chiesta conferma prima di effettuare lo spostamento).
Selezionando più documenti (colonna Sel. dell'elenco documenti) è possibile spostarli tutti in una differente categoria tramite il comando Sposta oppure possono essere esportati nella cartella di scambio locale utilizzando il comando Esporta.