La scheda di inserimento o di modifica di un documento presenta tutti i dati del documento archiviato che l'utente può modificare.
Utilizzando il comando Nuovo Documento si avvierà la maschera di inserimento di un documento nella categoria attualmente selezionata. La maschera di modifica di un documento presenta le stesse regole.
Per spostare i documenti da una categoria ad un'altra è necessario utilizzare la maschera principale di gestione dei documenti e delle categorie in uno dei seguenti modi:
- utilizzando il comando Spsota
- trascinando il documento in una nuova categoria
La Data è la data di inserimento del documento, nel portale web i documenti sono presentati in ordine cronologico.
Il Titolo e la Descrizione sono campi descrittivi, il primo è obbligatorio.
Cliccando sul tasto con il binocolo è possibile selezionare il documento da inserire prendendolo da una cartella locale. Il Nome File viene impostato automaticamente recuperandolo dal nome del file selezionato e può essere modificato dall'utente a piace. L'estensione viene recuperata dal file selezionato e non può essere modificata.
Ad ogni documento è possibile assegnare un Unità, un Soggetto e un Fornitore. Nel caso il Soggetto sia indicato il documento sarà consultabile solo dall'utente associato a quel soggetto o da quegli utenti che abbiano abilitato il permesso Altri Soggetti nel profilo associato.
Tramite i comandi Aggiungi Allegato e Rimuovi Allegato è possible inserire e rimuove allegati da associare al documento principale.
Nell'elenco dei profili abilitati è possibile indicare quali profili possono consultare il documento:
- se l'elenco è vuoto vuol dire che tutti i profili che possono consultare i documenti potranno vedere questo documento.
- se l'elenco contiene uno o più profili allora solo i profili specificati potranno consultare il documento
- se viene attivato il flag N/A (Non Abilitato) per uno dei profili associati al documento allora quel profilo non potrà consultare il documento