E' possibile inserire sulla lettera di convocazione un codice a barre per la registrazione delle presenze direttamente da lettore di codici a barre. Nella versione generata da modello di documento è stato preparato un secondo modello contente il codice a barre, nella versione non modificabile è presente un opzione per attivare la stampa del codice.
Il codice assegnato ad ogni convocato è disponibile nella sezione Soggetti Convocati della scheda dell'assemblea. Questi codici vengono generati quando il soggetto viene convocato e mantenuti nelle successive convocazioni a patto che il soggetto non venga rimosso dall'elenco. Potete quindi ricompilare l'elenco dei convocati successivamente all'invio delle lettere senza timore che questi codici cambino.
Durante lo svolgimento dell'assemblea, nella fase di appello, potete utilizzare il comando Reg. Ottica Presenze per attivare la maschera tramite cui registrare le presenze e le deleghe tramite lettura dei codici a barre.
L'utilizzo della maschera è stato pensato per facilitare la registrazione delle presenze senza dover usare mouse e tastiera ma semplicemente dotandosi di un lettore di codici a barre e delle lettere di convocazione con cui si presentano i condomini in assemblea. Cliccando sul comando Reg. Ottica Presenze si aprirà una maschera che può essere mantenuta aperta durante tutta la fase dell'appello, l'importante è che quando si vuole registrare partendo da un codice a barre questa maschera sia attiva (selezionata). Aperta la maschera potete iniziare a leggere i codici a barre, la procedura prevede tre semplici passi per la registrazione:
1. lettura del codice a barre del soggetto presente in assemblea
2. lettura dei codici a barre riportati sulle deleghe (opzionale)
3. conferma della registrazione leggendo nuovamente il codice a barre del soggetto presente
Sostanzialmente per registrare una presenza bisogna leggere due volte il codice riportato sulla convocazione, questo per permettere di inserire le eventuali deleghe o di annullare la registrazione nel caso sia in qualche modo sbagliata. Per interrompere la registrazione di una presenza è sufficiente utilizzare il tasto ESC (Escape) della tastiera. Se non è in corso alcuna registrazione il tasto ESC chiude la maschera.
Il convocato viene riportato nella casella del convocato con il suo relativo codice, le deleghe sono riepilogate nella griglia e possono essere rimosse con il comando Rimuovi delega. Ad ogni registrazione la maschera dell'appello viene aggiornata e i quorum di costituzione ricalcolati.
Il codice a barre utilizzato è un semplice codice monodimensionale (Code39) quindi tutte i più comuni lettori di codici a barre dovrebbero essere in grado di leggerlo senza problemi, non è necessario un lettore di codici a barre bidimensionali per questo tipo.